Penggunaan Microsoft Excel

Ini adalah pengenalan dan bagaimana cara mengaktifkan Ms. Excel untuk keperluan kita. Mudah-mudahan bisa membantu ya guys…..! mari kita simak sama-sama…..

Cara Menggunakan Microsoft Excel

A. Menu dan icon pada Microsoft Excel

   1. Judul

Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

2. Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

3. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4. Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

5. Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut.Ms.Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6. Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

7. Cell

Cell Aktif Penggulung vertikal

8. Lembar aktif

9. Nama Range

10. Fungsi

11. Penggulung

12. Nomor Baris

13. Nomor Kolom

B. Membuat dokumen pengolah angka

Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell. Berikut adalah contoh penerapan Microsoft Excel dalam bidang keguruan :

C. Penerapan Microsoft Excel

Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 2 adalah sebagai berikut:

1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan

Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif tersebut.

Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti pada tampilan diatas.

2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell

Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.

Selanjutnya data dapat dilengkapi seperti Gambar 2.

3. menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara :

Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai M21, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All Border.

Untuk memberi warna pada judul tabel bisa menggunakan fasilitas format cell dengan cara blok cell A7 sampai M8 kemudian klik tombol kemudian akan muncul pilihan style cell.

4.      Penggunaan Rumus dan Fungsi

Rumus  dan  fungsi  dalam  Excel  mempunyai  pengertian  yang  berbeda,  rumus  berupa instruksi matematika dalam suatu sel/range dalam lembar kerja dengan operator aritmatik seperti : +,-, ,/,* dan ^. Sedangkan Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat bantu dalam proses perhitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya fungsi tanggal dan waktu, matematika dan trigonometri, finansial, statistik, lookup dan referensi, database, teks, dan lain-lain.

1.       Menggunakan Rumus (Formula)

Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel , karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ;

Lambang Fungsi:
+          Penjumlahan
-           Pengurangan
*          Perkalian
/           Pembagian
^          Perpangkatan
%         Persentase

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang
(-).

  2.         Macam-macam formula

1. =SUM(…)

Fungsinya        : Untuk melakukan penjumlahan

Bentuk umum : =SUM(range sel)

Contoh            : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5

  sampai sel H15

Penulisan         : =SUM(H5:H15)

2. =COUNT(…)

Fungsinya        : Untuk melakukan counter

Bentuk umum : =COUNT(range sel)

Contoh            : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai

  yang berada di sel B5 sampai sel B15

Penulisan         : =COUNT(B5:B15)

3. =MAX(…)

Fungsinya        : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)

Bentuk umum : =MAX(range sel)

Contoh            : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari

  sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel

  F17

Penulisan         : =MAX(F1:F17)

4. =MIN(…)

Fungsinya        : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)

Bentuk umum : =MIN(range sel)

Contoh                        : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari

sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

Penulisan         : =MIN(F1:F17)

5. =AVERAGE(…)

Fungsinya        : Untuk mencari nilai rata-rata

Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)

Contoh            : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari

  sel A11 sampai A17

Penulisan         : =AVERAGE(A11:A17)

6. =ABS(…)

Fungsinya        : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam

  daftar argumennya menjadi bilangan mutlak

  (absolut)

Bentuk umum : =ABS(range sel)

Contoh            : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara

  mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel

  F17

Penulisan         : =ABS(F17)

7. =SQRT(…)

Fungsinya        : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan

  X tidak boleh negatif

Bentuk umum : =SQRT(range sel)

Penulisan         : = SQRT(25)

8. =IF(…;…;…)

Fungsinya        : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan

  sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat

  atau tidak)

Bentuk umum: =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)

Contoh            : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu

  sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa

  dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan

  sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih besar sama

  dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan

  sebaliknya.

Penulisan         : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)

  (artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan

  60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka

  GAGAL)

Keterangan :

Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakanValue_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false

9. =DATE(Year,Month,Date)

Fungsinya        : Untuk menghitung jumlah hari

Contoh            : =DATE(73,8,11) à 26887 hari

10. =VLOOKUP

Fungsinya        : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal

Bentuk umum: =VLOOKUP(lookup_value; table_array;

             Col_index_num; Range_lookup)

11. =HLOOKUP

Fungsinya        : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal

Bentuk umum: =HLOOKUP(lookup_value; table_array;

  Col_index_num; Range_lookup)

12. =LEFT(…;…)

Fungsinya        : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu

  dari sebuah kiri

Bentuk umum: =LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Contoh            : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di

  sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf

Penulisan         : =LEFT(F17;3) à hasilnya Feb

13. =RIGHT(…;…)

Fungsinya        : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu

  dari sebuah kanan

                                    Bentuk umum: =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Contoh            : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di

  sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf

Penulisan         : =RIGHT(F17;3) à hasilnya ari

14. =MID(…;…;…)

Fungsinya        : Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu

  dengan sejumlah karakter tertentu

Bentuk umum: =MID(teks;start_number; number_char)

Contoh            : Misal kita akan mengambil karakter baru yang

  ada di sel F17 (Februari)

Penulisan         : =MID(F17:3:3)

5. Menyimpan Dokumen

Untuk menyimpan dokumen klik Save  . Maka akan terjadi salah satu dari 2 hal berikut :

·         Apabila file belum pernah disimpan, Word akan menampilkan kotak dialog Save As seperti dibawah. Dan apabila sebelumnya file pernah disimpan dengan nama yang sama, maka Word akan menyimpan file dan mengembalikan tampilan ke layar dokumen.
Untuk memberi nama  pada file ketikkan nama yang  diinginkan dalam kotak  File name, lalu tekan tombol Save.

·         Apabila kita ingin menyimpan file yang pernah disimpan dengan nama dan format penyimpanan lain maka pilih Office Button kemudian klik tanda panah pada Save as dan pilih format penyimpanan lain misalnya disimpan dengan format Microsoft Excel 97-2003

Pada saat Anda memulai Excel 2007, akan muncul sebuah dokumen kosong. Mulai dari sini, Anda dapat menambahkan data, mengubah tampilan data, meminta Excel meringkas data, atau menemukan informasi dalam file bantuan Excel.

Gambar berikut menunjukkan komponen-komponen terpenting Excel 2007, yaitu jendela workbook, ikon menu kontrol, quick access toolbar, baris tab, formula bar, size button, name box, area spreadsheet, scroll bar, tombol navigasi, nama sheet, baris status, dan zoom.

a. Ikon Menu Kontrol

Ikon menu kontrol Excel 2007 sangat berbeda dengan Excel 2003 yang hanya berisi instruksi-instruksi untuk mengubah posisi jendela. Dalam Excel 2007, isi perintah-perintah ikon menu kontrol ini akan muncul saat ikon menu kontrol tersebut diklik, sebagaimana ditampilkan dalam gambar berikut.

1.            New, yang merupakan perintah untuk menampilkan lembar kerja kosong untuk dilakukan pengetikan dokumen baru. Untuk memulai pekerjaan pada Microsoft Excel 2007 dilakukan dengan klik pada ikon ini.

2.            Open, merupakan perintah untuk membuka dokumen Microsoft Excel 2007 yang telah tersimpan dalam hardisk, CD/DVDRom. USB Flashdisk, Disket, atau media simpan lain.

3.            Save,merupakan perintah untuk menyimpan file lembar kerja Excel 2007 yang baru dibuat atau diedit, yang sebelumnya pernah atau belum pernah tersimpan di dalam hardisk, CD/DVDROM, USB Flashdisk, disket, atau media simpan lainnya.

4.            Save As, tombol ini memiliki fungsi yang sedikit berbeda dengan perintah . Perintah sudah dilengkapi dengan fasilitas yang apabila diklik terdiri atas perintah-perintah seperti ditampilkan pada gambar berikut.

 Keterangan:

·                     Excel Workbook, adalah perintah menyimpan dokumen dalam format file default dan Microsoft Excel 2007.

·                     Excel Macro Enabled workbook, adalah perintah untuk menyimpan lembar kerja sebagai sebuah template yang dapat digunakan untuk menyimpan lembar kerja ke format lain.

·                     Excel Binary Workbook, yaitu perintah untuk menyimpan lembar kerja ke beberapa format dan diyakini dapat diakses dengan mudah.

·                     Excel 97-2003 Workbook, digunakan untuk menyimpan lembar kerja dalam format yang sangat cocok untuk diedit oleh Microsoft Excel 1997 hingga 2003.

·                     Find add ins for other File formats, perintah ini digunakan untuk mempelajari dari help tentang add-ins untuk menyimpan format dokumen ke bentuk lain, misalnya ke format PDF atau XPS.

·                     Other Format, adalah perintah untuk membuka kotak dialog Save As, sehingga kita leluasa

b. Quick Access Toolbar
Quick access toolbar letaknya di pojok kanan atas tepatnya di sebelah kiri ikon menu kontrol. Setiap tombol dikenali menurut bentuk-bentuk ikon gambar yang masing-masing mewakili perintah tertentu dan berbeda perintah antara tombol satu dengan tombol lainnya.

c. Baris Tab
Lingkungan kerja Excel 2007 sangat berbeda tampilannya dengan Microsoft Excel versi sebelumnya. Perbedaan tersebut terletak pada tampilan baris judul pull down menu yang fungsinya berubah menjadi baris judul tab/baris tab. Pada setiap tab terdiri atas kumpulan toolbar-toolbar.

d. Size Button
Size button digunakan untuk mengatur tampilan lembar kerja. Dalam layar Excel 2007 terdiri dari empat tombol sebagai berikut.

·                     Minimize Untuk menutup sementara Ms. Excel, jendela ditutup dan dikirim ke taskbar menjadi sebuah ikon. Untuk membuka kembali klik pada ikon di taskbar.

·                     Restore Mengembalikan jendela Ms. Excel keukuran semula.

·                     Maximize Mengubah ukuran jendela Ms. Excel menjadi ukuran yang lebar.

·                     Close Untuk menutup jendela Ms. Excel.

e. Name Box
Name box merupakan toolbar yang berisi alamat suatu cell.

f. Formula Bar
Formula bar adalah tempat untuk menuliskan rumus (fungsi).

 Keterangan :

1.            Tombol Cancel digunakan untuk membatalkan pengisian sel melalui formula bar.

2.            Tombol Enter digunakan untuk memasukkan teks atau formula pada sel yang ditentukan sebelumnya.

3.            Tombol Insert Function digunakan untuk menyisipkan fungsi tertentu ke dalam sel.

g. Kolom

Kolom merupakan baris lajur yang berisi abjad A sampai IV (256 kolom, kolom maksimal).

h. Baris

Baris berisi angka 1 sampai 65.536 (jumlah baris maksimal).

i. Scroll Bar

Scroll bar merupakan bar penggulung yang dibedakan menjadi dua, yaitu vertical scroll bar dan horizontal scroll bar.

1.            Vertical scroll Bar berfungsi untuk menggulung dokumen ke atas atau ke bawah.

2.            Horizontal scroll bar digunakan untuk menggulung layar ke kiri dan ke kanan.

j. Tombol Navigasi Sheet

Tombol navigasi sheet adalah tombol yang digunakan untuk berpindah dari satu sheet ke sheet yang lain.

k. Baris Status

Baris status adalah baris yang berisi keterangan yang menunjukkan lembar kerja yang saat itu digunakan/dikerjakan.

 yah itulah ulasan singkat tentang microsoft Excell, selamat mencoba......!!